OtaDATA ry:n säännöt

I LUKU Nimi, kotipaikka ja tarkoitus

1#

Yhdistyksen nimi on OtaDATA ry. Yhdistyksen kotipaikka on Espoon kaupunki.

2#

Yhdistyksen tarkoituksena on olla tietokoneista ja niiden käytöstä kiinnostuneiden henkilöiden yhdyssiteenä sekä

• edistää ATK-tietoutta alaa opiskelevien, alalla toimivien sekä maallikoiden keskuudessa;
• luoda ja edistää yhteistoimintaa mainituilla aloilla toimivien yritysten, yhdistysten, korkeakoulujen ja muiden laitosten välillä.

Toiminnan tarkoituksena ei ole tuottaa jäsenistölle taloudellista etua eikä sen toiminta saa muodostua muutenkaan pääasiassa taloudelliseksi.

3#

Tarkoituksensa toteuttamiseksi yhdistys

• julkaisee alaan liittyvää materiaalia;
• järjestää kokouksia, koulutus- ja neuvottelutilaisuuksia sekä tutustumismatkoja ja muuta vastaavanlaista toimintaa;
• ylläpitää stipendirahastoa.

Toimintansa tukemiseksi yhdistys voi harjoittaa kustannus- ja kirjanmyyntitoimintaa.

II LUKU

4#

Yhdistyksen jäseniä ovat varsinaiset, ainais- ja kunniajäsenet.

Yhdistyksen varsinaiseksi jäseneksi voi liittyä jokainen henkilö, joka haluaa edistää yhdistyksen tarkoitusta ja jonka johtokunta hyväksyy.

Jäsenen on maksettava yhdistyksen jäsenmaksu vuosittain syyskuun loppuun mennessä. Tämä ei koske jäseniä, jotka ovat liittyneet yhdistykseen kuluvan vuoden syyskuussa tai sen jälkeen.

Yhdistyksen jäsen voi siirtyä ainaisjäseneksi suorittamalla ainaisjäsenmaksun, joka on kulloinkin voimassaoleva vain yhdistyksen jäsenyyteen oikeuttava jäsenmaksu kerrottuna kahdellakymmenellä (20). Ainaisjäsenillä on samat oikeudet, kuin yhdistyksen varsinaisilla jäsenillä, mutta hän ei ainaisjäsenyytensä perusteella voi kuulua yhdistyksen kautta sellaisiin yhteisöihin, joihin kuulumisesta aiheutuu yhdistykselle kuluja.

Johtokunta voi erottaa jäsenen, joka ei ole maksanut jäsenmaksuaan määräaikaan mennessä. Erottamisaikeesta on ilmoitettava kuukautta aikaisemmin yhdistyksen ilmoitustaululla. Johtokunta voi niin ikään erottaa jäsenen, milloin yhdistyslain tarkoittama erotusperuste on olemassa. Erottamispäätöksestä on ilmoitettava yhdistyksen ilmoitustaululla.

Johtokunnan erottamispäätökseen tyytymätön asianomainen voi saattaa päätöksen yhdistyksen kokouksen tutkittavaksi ilmoittamalla asiasta johtokunnalle viimeistään kahden (2) kuukauden kuluessa päätöksen tiedoksisaamisesta. Asia tulee esille yhdistyksen seuraavassa kokouksessa.

5#

Kunniajäseneksi yhdistys voi kutsua yhdistyksen pyrkimyksiä ansiokkaasti edistäneen henkilön, jos ainakin 3/4 kokouksessa läsnäolevista yhdistyksen jäsenistä kannattaa johtokunnan tekemää kunniajäsenehdotusta.

6#

Yhdistyksen kaikilla jäsenillä on yhtäläinen äänioikeus, mutta vain varsinaiset ja ainaisjäsenet ovat vaalikelpoisia.

III LUKU Kokoukset

7#

Helmi-maaliskuussa pidettävässä vuosikokouksessa käsitellään ainakin seuraavat asiat:

• toimintakertomus;
• tilinpäätös ja tilikertomus;
• tilintarkastajien lausunto;
• vastuuvapauden myöntäminen eroavalle johtokunnalle;
• alkaneen toimikauden toimintasuunnitelma ja talousarvio.

8#

Marras-joulukuussa pidettävässä vaalikokouksessa käsitellään ainakin seuraavat asiat:

• tulevan toimikauden johtokunnan jäsenten ja muiden toimihenkilöitten vaali;
  
• kahden (2) tilintarkastajan ja heidän varamiestensä vaali;
• seuraavan toimikauden jäsenmaksun suuruus.

9#

Yhdistys kokoontuu tarpeen vaatiessa johtokunnan kutsusta vähintään viiden (5) yhdistyksen jäsenen sitä kirjallisesti johtokunnalta pyytäessä, jolloin kokous on kutsuttava koolle kymmenen (10) päivän kuluessa.

10#

Kokouksen aika, paikka ja käsiteltävät asiat on ilmoitettava joko Otaniemessä tietojenkäsittelyopin ilmoitustaululla sekä ainakin yhdessä pääkaupungin päivälehdessä tai vaihtoehtoisesti kirjeellä vähintään viisi (5) vuorokautta ennen kokousta.

11#

Kokous on päätösvaltainen, jos koollekutsuminen on tapahtunut sääntöjen mukaisesti.

12#

Asiat ratkaistaan yksinkertaisella ääntenenemmistöllä, ellei säännöissä nimenomaan toisin määrätä. Äänten mennessä tasan ratkaisee puheenjohtajan mielipide, paitsi vaaleissa arpa. Tehty päätös voidaan purkaa 3/4 enemmistöllä annetuista äänistä. Päätöksen purkamisesta on ilmoitettava kokouskutsuissa. Valtakirjalla ei saa äänestää.

13#

Kokouksessa esillä oleva asia on pantava pöydälle, jos kolme (3) jäsentä niin vaatii, ellei sitä julisteta kiireelliseksi vähintään 2/3 enemmistöllä. Asian voi toistamiseen panna pöydälle vain 2/3 enemmistöllä.

14#

Kokouksen pöytäkirja tarkastetaan seuraavassa kokouksessa, paitsi vuosikokouksen ja vaalikokouksen, joiden pöytäkirjat tarkastaa kaksi (2) valittua pöytäkirjantarkastajaa kymmenen päivän kuluessa kokouksesta. Tarpeen vaatiessa voidaan muiden kokousten pöytäkirjoja tarkastamaan valita pöytäkirjan tarkastajat tai suorittaa tarkastus itse kokouksessa.

IV LUKU Oltermanni, johtokunta, toimihenkilöt ja toimikunnat

15#

Neuvonantajakseen yhdistys valitsee oltermannin yhdeksi (1) toimikaudeksi kerrallaan.

16#

Yhdistyksen asioita hoitaa ja sitä edustaa lainmukaisena hallituksena johtokunta, jonka tehtävänä on:

• yhdistyksen päätösten toimeenpano ja toiminnan johtaminen;
• yhdistyksen kokouksissa käsiteltävien asioiden valmistelu ja esittely;
  
• yhdistyksen taloudenhoidon valvonta;
• yhdistyksen talousarvion ja toimintasuunnitelman laadinta;
• yhdistyksen edustuksesta päättäminen;
• toimikuntien ja toimihenkilöiden toiminnan valvominen;
• toimikuntien toimintasuunnitelmien ja toimintakertomusten hyväksyminen;
  
• yhdistyksen toimintakertomuksen ja tilikertomuksen laatiminen;
• stipendirahaston hoito ja valvonta.

17#

Johtokuntaan kuuluu:

• puheenjohtaja, joka kutsuu koolle johtokunnan kokoukset, johtaa niissä puhetta ja valvoo että yhdistyksen toiminta tapahtuu sääntöjen mukaisesti;
  
• varapuheenjohtaja, joka vastaa yhdistyksen jäsenrekisteristä sekä huolehtii puheenjohtajan tehtävistä tämän ollessa estynyt;
• sihteeri, joka pitää pöytäkirjaa yhdistyksen ja johtokunnan kokouksissa, huolehtii kokouskutsuista ja muista ilmoituksista sekä yhdistyksen kirjeenvaihdosta ja arkistosta;
• rahastonhoitaja, joka hoitaa yhdistyksen taloutta ja laatii tilinpäätöksen;

sekä 2-6 muuta jäsentä.

18#

Johtokunta on päätösvaltainen, jos kaikille sen jäsenille on kokouksesta ilmoitettu johtokunnan keskuudessaan sopimalla tavalla ja läsnä on yli puolet johtokunnan jäsenistä siten, että puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja on läsnä. Päätökset tehdään yksinkertaisella ääntenenemmistöllä. Äänten mennessä tasan, ratkaisee puheenjohtajan mielipide, paitsi vaaleissa arpa.

19#

Tarpeen vaatiessa voi yhdistyksen kokous valita muita toimihenkilöitä ja toimikuntia. Myös johtokunta voi antaa tehtäviä jäsenille.

V LUKU Hallinto ja talous

20#

Yhdistyksen toimi- ja tilikausi on kalenterivuosi.

21#

Toimihenkilöt valitaan toimikaudeksi kerrallaan, ellei tehtävä liity jonkin määrätyn suunnitelman hoitamiseen tai toteuttamiseen, jolloin henkilöä valittaessa voidaan päättää toisin.

22#

Perustellusta syystä voi yhdistys vapauttaa johtokunnan jäsenen tai toimihenkilön kesken toimikautta. Hänen tilalleen tulee kokouksen valita uusi jäljellä olevaksi toimikaudeksi. Jos kysymyksessä on johtokunnan jäsen, on asia mainittava kokouskutsussa.

23#

Yhdistyksen taloudenhoitoa valvovat tilintarkastajat, joille rahastonhoitajan on toimitettava tilit viimeistään yhtä (1) viikkoa ennen vuosikokousta ja muulloinkin pyydettäessä.

VI LUKU Erityisiä määräyksiä.

24#

Yhdistyksen nimen kirjoittavat puheenjohtaja yksin tai kaksi (2) johtokunnan jäsentä yhdessä. Johtokunta voi oikeuttaa johtokunnan jäsenen tai yhdistyksen toimihenkilön kirjoittamaan yksinään yhdistyksen nimen.

25#

Päätös yhdistyksen purkamisesta tai näiden sääntöjen muuttamisesta voidaan tehdä yhdistyksen kokouksessa vähintään 3/4 äänten enemmistöllä. Purkamis- tai säännönmuutosehdotus on mainittava kokouskutsussa. Yhdistyksen purkautuessa tai tullessa lakkautetuksi luovutetaan sen jäljelle jääneet varat siten kuin yhdistyksen viimeinen yleinen kokous päättää käytettäväksi 2#:ssä mainittujen tarkoitusperien mukaisesti.